Tips voor een geslaagde planning van Femma Waregem Gaverke

Stilaan komen alle Femmagroepen terug op gang. Veel teams gaan binnenkort het volgende programma samenstellen. Wist je dat dit het ideale moment is om extra helpende handen en vrijwilligers aan te trekken? Bij Femma Waregem Gaverke nodigen ze al 3 jaar alle leden uit om mee te komen plannen. Kathleen Vandendriessche vertelt ons hoe ze dit aanpakken.

Kathleen, hoe ziet jullie planningsmoment eruit?
Kathleen: Al onze leden ontvangen een mooie uitnodiging en een overzicht van alle activiteiten. De avond zelf richten we in in Halloweenstijl. Bij aankomst krijgt iedereen een drankje en 6 bolletjes om te kleven. We hangen grote flappen op met daarop alle activiteiten per rubriek (crea, culinair, …). Iedereen heeft dit thuis al eens kunnen bekijken in het magazine en in het overzicht dat we aan de uitnodiging toevoegen. We vragen ze ook dit mee te brengen en hun keuze al te maken.
Na een welkomstwoordje en enige uitlegbij iedere activiteit, kleven alle aanwezigen hun bolletjes bij de activiteiten die ze het leukst vinden. Ondertussen krijgt iedereen een pompoensoepje. Daarna telt iemand van het team de bolletjes. Bij de meest succesvolle activiteiten vragen we meteen aan de aanwezigen wie graag een handje wil helpen bij het organiseren. Op die manier hebben we een werkgroepje per activiteit. Bij sommige activiteiten zetelt er in het groepje ook wel iemand van het bestuursteam om alles op te volgen en in goeie banen te leiden. Maar naargelang het werkgroepje de werking gewoon is, is dit in de toekomst geen noodzaak meer. We vermelden er meteen bij dat alle vrijwilligers en helpende handen bedankt worden met een uitstap en een hapje en een drankje later op het jaar. Daarna sluiten we de avond af.
Het klein team maakt later de definitieve planning op, afhankelijk van de beschikbaarheid van de lokalen, lesgevers, … We zorgen er voor dat we een ruim en divers aanbod hebben met activiteiten uit verschillende rubrieken en op verschillende avonden zodat het voor alle leden boeiend blijft.

Hoeveel leden komen hierop af?
Kathleen: Er komen ongeveer 30 leden naar onze planningsavond, dat is een klein derde van onze leden. We doen dit nu 3 jaar en zien wel dat het regelmatig dezelfde mensen zijn die hierop afkomen. Dit jaar hebben we een aantal nieuwe leden en we hopen natuurlijk dat zij ook mee komen plannen.

Wat levert die aanpak op voor het team?
Kathleen: We zijn in ons team met 7 personen en we organiseren heel veel activiteiten. Vroeger deden we alles alleen. Maar dat is niet meer haalbaar. Nu krijgen we heel veel hulp en dat maakt het veel draaglijker.
De werkgroepjes komen samen om de activiteit voor te bereiden. Zij doen alles: van het maken en verspreiden van de uitnodigingen, tot het klaarzetten van de zaal en het opruimen ervan. Dat zorgt ervoor dat wij als klein bestuur de activiteiten meer vanop een afstand kunnen opvolgen alhoewel we toch betrokken zijn. Deze aanpak is echt een aanrader, anders hadden wij het niet meer vol gehouden!

Heb je nog een tip voor andere Femmagroepen en -vrijwilligers?
1. Zorg voor een divers aanbod zodat alle leden iets interessant vinden in je programma.
2. Mond-aan-mond-reclame werkt nog steeds het beste.
3. Blijf alle leden uitnodigen.
4. Regel de activiteiten op verschillende dagen van de week ,om te voorkomen dat leden afhaken.

Dank je wel, Kathleen!

Ook tips voor andere groepen? Laat het ons weten: mien.quartier@femma.be

Tips van Femma

  • Op de webwijzer vind je heel wat hulpmiddelen voor je planningsmoment: een keuzeformulier met alle activiteiten, keuzeflappen (A3-formaat), een invulschema, …
  • Graag nog meer lezen? Lees onze brochure ‘Femma maakt plannen

 

Reageer