8 tips om meer tijd te winnen op het werk

Foto: Studio Edelweiss

Deze maand staat ons magazine helemaal in het teken van TIJD. Onze experte van dienst is deze maand Saartje Geudens. We vroegen aan haar hoe zij efficiënter werkt...

Ik ben een tettergat. Je moet meestal maar een half woord tegen mij zeggen en ik begin al vrolijk terug te praten. En ik ben ook mega nieuwsgierig. Ik kan er niet aan doen. Ik wil gewoon graag alles weten. Wie er net is binnen gekomen, wie mij een mailtje heeft gestuurd,...  Reden genoeg dus om op zoek te gaan naar enkele trucjes die ervoor zorgen dat ik me beter kan concentreren tijdens mijn werk. En ge moogt gerust zijn, ze werken!

• Ik heb een schriftje waar ik per dag al de to do's in noteer. Heel handig, want als vandaag iemand je vraagt om tegen volgende week vrijdag iets af te werken, dan kan je dat meteen op de juiste dag noteren. Mijn boekje is trouwens echt een kladboek. Afvinken of to do's herplannen is echt fun! Ik zou al niet meer zonder mijn schriftje kunnen.

Weg met de post-its. Vroeger plakte mijn bureau van boven tot onder vol. Ik schreef er to do's op, nieuwe ideeën, weetjes,... maar op den duur geraakte ik er niet meer aan uit. Nu gebruik ik enkel nog post-its om een kleine boodschap op te noteren, maar daarna gaan ze meteen de vuilbak in.

Evernote is mijn nieuwe geheugen. Mailtjes die ik niet mag verliezen, wilde ideeën of presentaties,... ik verzamel het allemaal in mijn Evernote-account. Je kan er makkelijk in zoeken en je kan er overal ter wereld aan. Geweldig handig dus!

• Om me wat af te zonderen, zet ik geregeld mijn hoofdtelefoon op. Ik luisteren meestal naar de radio, maar probeer zeker ook eens Coffitivity. Hier krijg je de achtergrondgeluiden van een koffiebar. Deze geluiden zijn zo monotoon dat ze je productiviteit alleen maar zullen verhogen.

• Maak een weekplanning met al je routinetaken. Mijn voornaamste routinetaken zijn mails afwerken, nieuwe projecten opstarten, administratie wegwerken, vergaderingen plannen, en die komen elke week terug. Ik plan dus vaste blokken in mijn agenda en werk in die periodes de to do's af.

• Een opgeruimd bureau werkt zoveel beter. Net voor Kerstmis kuiste ik mijn bureau nog helemaal op. Er zijn enkele eenvoudige tips waarmee je meteen aan de slag kan. Ondertussen probeer ik mijn bureau ook elke dag netjes achter te laten. De ene dag lukt dat al wat beter dan de andere, maar zo'n leeg bureau werk echt stukken beter.

• Ik ging ook aan de slag met de pomodoro techniek. Ik heb hen nog niet 100% onder de knie, maar de basis pas ik wel geregeld toe. Het basis idee is 25 minuten aan een stuk door te werken zonder je te laten afleiden door vanalles en nog wat. Zet dus een (online) timer in op 25 minuten en ga aan de slag. Werk je to do's af tot de tuut-tuut-tuut gaat en dan mag je 5 minuten pauzeren (here I am, Facebook!). Na vier keer 25 minuten, mag je een grotere pauze nemen. Zo laat ik me graag afleiden als ik een verslag aan het maken ben. Met deze techniek maak ik een deal met mezelf om 25 minuten door te werken en daarna 5 minuten mijn goesting te doen. En dat lukt!

Mails zijn vreselijk om je door te laten afleiden. Het beste is om maar twee keer per dag (net voor de middag en 's avonds voor je naar huis gaat) je mails te lezen. Maar echt... ik kan het niet. Ik heb het geprobeerd en ik blijf proberen, maar voorlopig is de drang nog te groot om 's ochtends al meteen mijn mailbox open te doen. Ik probeer wel zoveel mogelijk mijn mails gegroepeerd te lezen. Ik heb er dan ook voor gezorgd dat ik geen visueel of auditief signaal meer krijg als er een nieuwe mail is. Nu slag ik er al beter in om niet elke mail meteen de willen beantwoorden."

Dankjewel Saartje voor je geweldige tips!
Op www.missfabuleus.be lees je meer over tijd winnen en jezelf organiseren. En in ons magazine van de maand, leer je Saartje beter kennen in de 'De Wereld Van... Saartje!'

Wat zijn jouw tips om je te concentreren op je werk? We horen ze graag in de comments hieronder! 

Reacties

zoefzoef.be schreef

Ook een techniek om je mails efficiënt te behandelen is deze van de 4 'D's: DDDD

Als je, telkens je je mail leest -en tweemaal per dag is heus wel snel genoeg, toets je elke mail onmiddellijk af aan deze 4 D's:

* duurt het maar even om een kort antwoordje te formuleren: DO it. M.a. w. doe het nu.

* duurt het langer dan enkele minuutjes: DELAY it. Plan het gewoon als een taak in je agenda en reserveer er tijd voor.

* is een antwoord of klasseren niet direct vereist: DUMP it. Verwijder de mail direct.

* de laatste D is niet voor iedereen van toepassing: DELEGATE it: delegeer naar de juiste persoon.

Door elke mail door dit filter te halen heb je veel minder onnodige 'mindtrafic' en ben je zeker dat je geen tijd verliest en ook niks vergeet.

Succes !

Eva schreef

Die tip van het schriftje herken ik helemaal. Mijn tip hierbij: zoek er een heel mooi uit, met zacht papier om op te schrijven. Dan neem je het nog liever vast. En koop er een fijn stiftje bij. Heerlijk.

Ik werk veel met mijn outlookagenda. Ik sla er mails en documenten op in mijn afspraken, zodat ik meteen alle info bij de hand heb.

In een lange to do breng ik reliëf aan. De dringende en belangrijke taken pak ik eerst aan, de niet dringende en niet belangrijke schrap ik gewoon. Sommige taken lijken vandaag in brand te staan, maar ben je over 6 maanden gegarandeerd vergeten.

Dit zinnetje komt altijd van pas: moet ik dit nu doen? Elk woord heeft zijn belang. Vaak blijkt dat dan toch niet het geval...

En soms werkt een tekening beter dan een tekst. Iets tekenen dwingt je om de essentie te vatten. Ik word er altijd goed gezind van.

Reageer